Comment dématérialiser et passer au numérique

La révolution numérique continue de redéfinir le commerce moderne. Processus en temps réel, données volumineuses, systèmes basés sur des algorithmes : la technologie numérique a généré d’énormes nouvelles efficacités et capacités, mais elle s’est accompagnée d’une série de défis. Un élément clé de cette transformation est la dématérialisation des systèmes et des procédures sur papier. Si elle apporte des avantages considérables en termes de rapidité, de commodité et d’efficacité, elle comporte également des risques importants à gérer en cas de changement.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Beaucoup trop de syllabes, n’est-ce pas ? La « dématérialisation » peut sembler un peu science-fiction, mais croyez-nous : c’est plus simple que vous ne le pensez. Pour faire simple, la dématérialisation désigne le processus de substitution de supports d’information physiques aux fichiers numériques. Scanner du papier au format pdf, en termes simples. Pour illustrer le concept, faisons un petit jeu de rôle. Parmi les meilleurs logiciels, on trouve Mintdoc. Pour en savoir sur ce logiciel de dématérialisation de documents clé en main, visiter cette page.

La dématérialisation en pratique

Imaginez un instant que vous travaillez dans la comptabilité fournisseurs d’une entreprise de taille moyenne. Dans le passé, vous avez utilisé un système de paiement des factures sur papier, qui consiste à faire des copies des factures, à joindre un formulaire d’approbation pour les signatures nécessaires et à classer le tout dans un endroit sûr après le paiement, avec une copie du bon reçu, espérons-le.

C’est bien rangé, non ?

Oui, bien sûr. Sauf que chaque année, ces factures s’accumulent et forment une pile de plus en plus importante. Non seulement vous devez les stocker pour qu’elles ne tombent pas et ne vous clouent pas au sol, mais si vous devez vérifier une vieille facture, vous devez savoir exactement par où commencer. Si vous n’êtes pas sûr de ce que vous cherchez, vous risquez de passer beaucoup de temps à chercher.

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Vous pourriez convertir vos anciennes factures de documents papier en fichiers numériques, vous débarrassant ainsi de ces pièges mortels et créant une base de données fonctionnelle et consultable.

C’est la dématérialisation en pratique.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

La rapidité : L’examen, le classement, le stockage et la recherche dans les systèmes basés sur le papier prennent énormément de temps. Le passage au numérique vous permet de transférer les documents plus facilement et de rechercher rapidement les informations correctes.

Sécurité : Chaque morceau de papier dans un bac d’entrée est une faille de sécurité qui attend de se produire- il en va de même pour les classeurs non sécurisés. La conservation des documents sous forme numérique permet de les garder à l’abri des regards et d’assurer une trace claire de tous ceux qui y ont accédé.

Préparation aux catastrophes : Sous-sols inondés, incendies de bureaux, acariens, tremblements de terre : il existe de nombreuses façons de mettre vos dossiers papier en danger. Avec le bon logiciel de stockage numérique, vous pouvez être tranquille en sachant qu’il existe des sauvegardes sécurisées de vos informations.

Des modifications faciles : De nombreux documents commerciaux (factures, contrats, notes de service) nécessitent des modifications et des révisions à différents moments, en particulier lorsque vous travaillez avec plusieurs équipes. Grâce aux systèmes numériques, vous pouvez modifier vos documents en toute simplicité.

Possibilité de recherche : Imaginez-vous en train de regarder une grande étagère de dossiers mal étiquetés, à la recherche d’un seul document. Terrifiant, n’est-ce pas ? Avec des versions numérisées de ces documents et le bon logiciel, vous pourriez rechercher la bonne information rapidement et avec précision.

Un gain de place : L’espace de bureau est l’un des coûts les plus élevés pour les entreprises. En convertissant vos fichiers papier en fichiers numériques, vous pouvez faire des économies considérables sur les coûts de stockage. De plus, pensez à ce que vous pourriez faire avec tous ces placards vides !

Impact sur l’environnement : Tout ce papier n’est pas seulement une corvée pour classer et stocker, il représente également une ponction importante sur les ressources naturelles. Le passage du papier au numérique peut réduire considérablement l’empreinte carbone de votre entreprise.

Plutôt convaincant, non ? C’est ce que nous pen